Le vol de carburant est un problème majeur pour les parcs automobiles commerciaux, car il a un impact sur leurs coûts d'exploitation et leurs performances financières.
Ayant été propriétaire d'une entreprise et expert en assurances et ayant eu à traiter personnellement des cas de vol de carburant, j'ai acquis de précieuses connaissances sur la manière de prévenir et de traiter le vol de carburant dans les parcs automobiles commerciaux. Dans ce blogue, je partagerai mes connaissances afin que vous puissiez mieux protéger votre entreprise contre la fraude.
Comprendre le vol de carburant
Le vol de carburant peut se produire de diverses manières : le siphonage, la fraude à la carte de carburant et le vol interne par les employés. Reconnaître les vulnérabilités du système de gestion du carburant de votre parc automobile est la première étape vers la mise en œuvre de mesures préventives exhaustives.
D'après mon expérience, la plupart des vols de carburant sont commis par des employés. Bien que certains secteurs soient plus vulnérables, il est vrai que les vols de carburant que commettent les employés sont plus fréquents que nous ne voulons le reconnaître.
En règle générale, les employés utilisent abusivement la carte de carburant de l'entreprise pour des achats personnels, non liés à l'activité de l'entreprise. Ils font le plein de leur voiture personnelle, de celle de leur conjoint ou de leurs amis, ou remplissent de carburant des bidons et des motoneiges. Les employés peuvent même vendre de l'essence à un prix réduit en utilisant la carte de l'entreprise pour acheter du carburant et en facturant ensuite un montant inférieur en espèces. Ils peuvent ainsi remplir la voiture d'un ami avec 100 dollars de carburant et lui réclamer 80 dollars en espèces.
En s'accumulant au fil du temps et en étant exécutés par plusieurs personnes, même des incidents mineurs peuvent nuire considérablement à la santé financière de votre parc automobile.
Les répercussions financières du vol de carburant
Plus le parc automobile d'une entreprise est important, plus les conséquences financières du vol de carburant peuvent être considérables. Cependant, le défi pour les PME (petites et moyennes entreprises) est souvent de ne pas disposer d'un gestionnaire de parc attitré pour surveiller en permanence les achats de carburant à un niveau très détaillé, ce qui rend les PME particulièrement vulnérables au vol de carburant.
Ma petite entreprise a perdu environ 14 000 dollars à la suite d'un vol de carburant. Lors d'un contrôle de routine des dépenses, j'ai remarqué une activité inhabituelle sur une carte de carburant. Il s'est avéré qu'un ancien employé, qui travaillait dans l'entreprise depuis plus de 20 ans, utilisait la carte sans autorisation depuis plus d'un an, en raison du manque de personnel attitré pour contrôler de manière judicieuse chaque achat quotidien de carburant et du fait que mes cartes de carburant n'étaient pas dotées d'alertes IA permettant de surveiller les activités inhabituelles.
Cependant, grâce à mon expérience en matière d'enquêtes sur les fraudes en assurance, j'ai mené une enquête approfondie et recueilli des preuves solides du vol, mais ce processus a été très laborieux et a pris beaucoup de temps, ce qui n'a fait qu'accroître ma perte financière. Ces preuves ont conduit à la condamnation de l'ancien employé devant le tribunal. Il a été condamné à payer 6000 dollars en dédommagement, alors que la perte totale s'élevait à près de 14 000 dollars.
La détection de la fraude au carburant est un défi de taille pour les petites et moyennes entreprises, où les propriétaires et les gestionnaires jonglent avec de multiples rôles. Il est presque impossible de détecter un vol de carburant tout en se concentrant sur la gestion de l'entreprise. Ayant vécu cette frustration, je souhaite aider les propriétaires d'entreprises à gérer leurs parcs de véhicules et à prévenir les vols de carburant grâce à des conseils et à des astuces.
Comment protéger votre parc de véhicules contre le vol de carburant ?
D'après mon expérience, il est essentiel de surveiller la consommation de carburant pour prévenir les vols. Pour garantir l'exactitude des données, il est primordial d'aborder la situation avec vigilance et scepticisme. Les contrôles manuels périodiques ne suffisent pas toujours à détecter les irrégularités. Des contrôles physiques des cartes d'essence à intervalles réguliers pour s'assurer qu'elles sont comptabilisées et qu'elles correspondent au véhicule ou au conducteur en question peuvent aider à identifier les écarts à un stade plus avancé.
Des audits et des inspections des achats de carburant à intervalles réguliers permettent également de garantir la légitimité des transactions. Mais là encore, ça prend beaucoup de temps et ce n'est pas le moyen le plus rapide de détecter une éventuelle fraude sur le carburant. Le meilleur moyen pour les PME est de mettre en œuvre des analyses d'IA en arrière-plan qui répondent à des paramètres d'utilisation et d'exploitation précis. Ces analyses peuvent signaler les achats de carburant inhabituels, fournissant ainsi un système d'alerte précoce pour les vols potentiels. Malgré la nécessité d'investir, les solutions de suivi du carburant des parcs automobiles sont rentables par rapport aux pertes potentielles.
La formation et la sensibilisation des employés sont également essentielles pour prévenir les vols de carburant. En informant les conducteurs et le personnel du parc automobile des conséquences du vol de carburant et de l'importance de signaler toute activité suspecte, on peut favoriser une culture de la responsabilité au sein de l'organisation, ce qui décourage les vols internes.
Des solutions qui respectent le budget
Si votre budget est restreint, vous pouvez bénéficier de l'utilisation d'une carte de carburant munie d'un système d'analyse de l'IA en arrière-plan. Ces cartes sont personnalisables pour donner l'alerte lorsque les achats de carburant s'écartent des paramètres établis. Elles permettent également de réduire les coûts de carburant.
Vous pouvez utiliser la carte « carburant et entretien » de Foss National ; elle ne coûte que 5 dollars par mois, par carte. L'investissement dans de telles mesures préventives est minime par rapport aux pertes potentielles dues au vol. Cette approche donne la priorité à la détection proactive plutôt qu'à de simples réductions à la pompe, offrant ainsi une plus grande valeur et une plus grande tranquillité d'esprit aux gestionnaires.
Dernière réflexion
Le vol de carburant n'entraîne pas seulement des pertes financières. Il affecte également votre bien-être émotionnel, qui entraîne frustration et colère. Même si je me sens vulnérable en partageant de telles expériences, j'ai décidé de raconter mon histoire pour aider d'autres personnes confrontées à des problèmes similaires.
Outre mon rôle de responsable du parc automobile commercial chez Foss, je prête également main-forte aux PME en leur proposant des services liés à la fraude de carburant. J'aide aussi les entreprises à identifier les risques liés à leur système de gestion des carburants. Je peux également personnaliser les stratégies de prévention pour la gestion de votre parc de véhicules en conséquence. Si vous souhaitez protéger ce dernier, vous pouvez m'envoyer un message sur LinkedIn et suivre ma série d'articles sur LinkedIn intitulée « SME Operational Safeguarding Tips » (Conseils opérationnels de sauvegarde pour les PME), qui traite du vol de carburant, de la conduite en état d'ébriété et du travail au noir.
Faire connaissance avec l'auteur
Trevor Bowering est responsable de la flotte commerciale chez Foss National Leasing.
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